Ledenadmin Kerk

Serti's ledenadministratie

Dit ledenadministratie-systeem is specifiek gemaakt voor de Moeder Gods Mariakerk te Hengelo. Deze kerk is ook de enige die dit systeem gebruikt.

Het systeem is gemaakt om alle bestuursleden en Abuna in staat te stellen, via hun smartphone, tablet of PC, op het systeem in te loggen, informatie over de leden op te vragen, gegevens aan te passen, nieuwe leden toe te voegen, excel-lijsten te downloaden. Daarnaast zijn er mogelijkheden om downloads van de bank te importeren zodat posten semi-automatisch kunnen worden gekoppeld aan leden, maar ook de cash-flow inzichtelijk wordt gemaakt.

Het systeem kent volgende gebruikers:

  • Beheerder:

    Dit is in ieder geval de Secretaris, maar het systeem vereist dat er minimaal 3 beheerders zijn. Als er minder dan 3 beheerders zijn, wordt de eerst volgende gebruiker die wordt toegevoegd automatisch beheerder. Dit kan later worden gewijzigd.

    Deze persoon heeft ook toegang tot de complexe financiele modules om SEPA bestanden te kunnen maken, excel-lijsten te downloaden, backups te maken en terug te zetten.

    Alleen een beheerder mag gebruikers toevoegen/verwijderen of hun rechten aanpassen.

  • Editor:

    Deze persoon mag gegevens van leden aanpassen, personen toevoegen.

  • Viewer / Kijker:

    Deze persoon mag alleen gegevens inzien. Deze rol bestaat omdat soms mensen niet veel kennis hebben IT-middelen. Om te voorkomen dat gegevens foutief worden ingevoerd, is deze rol toegevoegd.

Bij de overdracht van het ene bestuur naar het volgende, gaat men als volgt te werk:

  • De Secretaris van het oude bestuur verwijdert eerst alle gebruikers, behalve zichzelf
  • Hij voegt de nieuwe secretaris toe als beheerder
  • De oude secretaris legt alle functies uit aan de nieuwe secretaris
  • De nieuwe secretaris logt in
  • De nieuwe secretaris voegt het nieuwe bestuur toe
  • De nieuwe secretaris verwijdert de oude secretaris als gebruiker

De gehele administratie vindt plaats op de servers van de host van www.MoederGodsMariakerk.nl. Op het moment is dat VIMEXX.NL. Let dus op met de voortzetting van de service van VIMEXX.NL. Wanneer de service wordt beeindigd, moeten de bestanden en de database! worden gedownload, zodat de ledenadministratie op een andere server kan worden voortgezet.

Het is verstandig regelmatig een backup te maken van de gehele database, bijv 1x per maand of kwartaal, afhankelijk van hoe vaak gegevens wijzigen.

Het backup-bestand is relatief groot omdat deze AVG-proof is geencrypt.

Het systeem is geschreven door Ferit Serti, lid van de Moeder Gods Mariakerk te Hengelo. Bij vragen, onduidelijkheden, verbeterwensen of uitbreidingswensen, mag je contact opnemen. Ook als andere kerken dit systeem willen toepassen, zal Ferit graag ondersteunen bij de invoering.

Ferit Serti

Deze text is laatst aangepast op 23-07-2021